On entend beaucoup parler ces derniers temps d’outils collaboratifs évolués, d’applications riches en fonctionnalités de collaboration et de gestion de l’information, de déploiements massifs d’outils de partage de la connaissance et des process et je tenais à vous faire part d’une expérience que j’ai menée récemment avec le plus grand succés en matière de collaboration .

Dans le cadre d’activités non professionnelles, je suis amené à rédiger des documents relatifs à l’organisation d’une structure Internet et à faire valider ces documents par plusieurs collaborateurs qui peuvent à leur tour les enrichir et les modifier, les approuver, les faire évoluer. Rien que de très classique en matière de gestion de document et de travail collaboratif centré autour d’un process moyennement bien défini au passage.

N’ayant pas la capacité d’investissement suffisante pour utiliser des outils spécifiques, et le besoin non plus d’ailleurs pour être franc, nous avons décidé d’utiliser les outils mis à notre disposition généreusement sur Internet, et particulièrement ceux que l’on classe aujourd’hui dans la fameuse catégorie des applis 2.0 (à quand les 3.0 d’ailleurs …).

Première étape, rédaction de documents avec le traitement de texte en ligne Google Docs, pour un premier test, et process de validation par partage des documents et notification mail.

Deuxième étape, mise en commun du contenu de ces documents, mise à jour temps réel en réunion, partage et finalisation des contenus, le tout en réunion virtuelle grâce à Skype, les collaborateurs en question étant répartis aux quatre coins de la planète Europe.

Résultat du test : un document de synthèse rédigé en moins de 5 jours (il en aurait fallu beaucoup plus par échange de fichiers et mails en raison du traitement asynchrone rendu nécessaire par la messagerie et l’envoi de pièces jointes), une validation du contenu en une soirée (gain énorme par rapport aux nombreux échanges envisagés précédemment) et une publication du document dans sa version officielle en temps réel grâce à la mise à disposition des outils de notification/publication de l’application.

J’ai conscience que c’est un exemple dont la portée est limitée, que les divers aspects propres à une activité professionnelle (sécurité – confidentialité) n’ont pas été abordés dans leur intégralité, mais à mes yeux c’est une belle démonstration de ce que les applications web peuvent nous offrir dès aujourd’hui. Si l’on imagine ce que pourrait être leur impact une fois implantées au sein d’un progiciel d’ECM ou de BPM, il y a fort à parier que l’adhésion des utilisateurs serait encore plus grande qu’elle ne l’est aujourd’hui. L’efficacité est réelle, il y a un vrai confort à disposer d’applications légères mais pertinentes, fiables, fonctionnelles, et cela ne passe pas nécessairement par la mise en oeuvre des outils les plus puissants du marché.

Je vous invite à vous poser les bonnes questions dès lors que vous êtes face à une problématique de cet ordre et à tenter l’expérience. L’idée n’est pas ici de faire la promo de Google Docs, vous l’avez bien compris et j’aurais d’ailleurs pu utiliser tout aussi bien Zoho Writer ou un Wiki, mais tout simplement de vous amener à réfléchir sur la pertinence des outils mis en oeuvre au quotidien, dans le cadre de tâches bien maîtrisées, afin de gagner en efficacité. Je vois encore trop souvent des interlocuteurs dans le cadre de mes activités professionnelles réfléchir au choix d’un progiciel de gestion très élaboré, avec les conséquences que cela peut avoir pour leur organisation, sans avoir mesuré les besoins fonctionnels évoqués par les utilisateurs et adapté leur démarche à l’étendue de ces besoins.

Je suis preneur de toutes vos expériences en la matière pour mesurer l’impact que cela peut avoir en matière d’applications métiers, c’est un sujet qui m’intéresse alors n’hésitez pas à réagir 😉