Il peut paraître simple de faire l’assimilation entre les deux termes GED et ECM et encore plus simple de se dire que tout cela n’est que du marketing d’éditeur pur et dur et que finalement c’est … du pareil au même.

Je voulais quand même dire quelques mots sur le sujet car je vois passer de plus en plus de projets ces derniers mois qui « paraissent » parler d’ECM et ne sont au final que des projets de GED. Comment faire la part des choses entre les deux ? Comment préciser son besoin quand on rédige ? Simplement en s’intéressant au véritable besoin métier qui motive ce projet. Trivial, mais encore faut-il le dire.

Qu’est-ce qui motive le projet ? Quel usage des documents est prévu ? Y a-t-il un véritable besoin métier qui se cache (pas trop normalement) derrière tout ça ?

SI stocker vos documents dans un référentiel documentaire est le seul but, à des fins de rationalisation, d’efficacité, d’optimisation des services internes, de « protection » des documents, alors nous sommes vraisemblablement en train de parler de GED. Les documents seront stockés, certes, mais l’intérêt premier du projet n’étant pas de s’intéresser à l’information qu’ils portent alors ils resterons « à disposition », ce qui est un peu réducteur. Si au contraire les buts (avoués, il y en a forcément d’autres) du projet sont de porter l’information aux gestionnaires en charge des traitements, de fluidifier les échanges, d’améliorer la qualité de service, le temps de réponse, le SLA, etc. alors nous sommes plutôt dans le camp de l’ECM. La différence est plus grande qu’il n’y paraît. Dans un cas je règle un problème de gestion documentaire – et accessoirement d’archives papiers – mais je ne m’intéresse pas à la valeur intrinsèque des documents ; dans l’autre je mets en valeur l’information reçue ou émise pour améliorer mes processus métiers. Et je touche à plusieurs secteurs de mon organisation.

Faire cette différence est fondamental car cela va orienter les choix en phase en phase de décision et une fois l’outil choisi, il est bien difficile de faire machine arrière. Faut-il pour autant investir dans une suite ECM complète, luxueuse, performante (j’ai des noms …) si l’on ne souhaite pas implémenter une gestion de l’information à l’échelle de l’Entreprise ? Pas nécessairement, non. Mais il faut percevoir les limites de ce choix.