Après la première note de cette rubrique « Concepts » dédiée à l’Imaging et à la Capture, voici un deuxième concept explicité en détail : « Basic Content Services« .

Ces services disons … ‘standard’ (le mot ‘basic’ traduit en français pouvant préter à interprétation …) délivrent des fonctionnalités de gestion de contenu d’Entreprise aux entités départementales et aux utilisateurs d’applications bureautiques.

Il est ainsi possible d’adresser le référentiel documentaire via les applications des suites MS Office, OpenOffice ou Lotus, via les outils de messagerie comme MS Outlook ou Lotus Notes, via le poste de travail Windows en général (notion de copier-coller des documents depuis ou vers le référentiel).

On va retrouver classés dans cette catégories des outils proposant un certain nombre de fonctions collaboratives, avec généralement une bonne capacité à s’intégrer aux outils dédiés que sont Microsoft Share Point Server ou Lotus Quickr. Le référentiel documentaire est alors vu comme un lecteur réseau supplémentaire et permet le dépôt comme la consultation des documents depuis les espaces de travail gérés par ailleurs.

Avantages :

• les documents sont sécurisés dans le référentiel et peuvent suivre les cycles de routage-validation proposés par le moteur de workflow généralement embarqué dans l’outil d’ECM
• les documents sont gérés à l’échelle de l’Entreprise et non plus dans chacun des départements/services concernés avec les problématiques que l’on connaît
• les utilisateurs continuent d’utiliser leurs applications bureautiques connues sans besoin de formation spécifique sur l’outil client de l’ECM (même si celui-ci est généralement désormais accessible via un navigateur web qui en réduit la complexité)
• l’utilisation du référentiel documentaire est facile et le taux d’adoption est donc très rapidement élevé
• les procédures de sauvegarde des documents sont simplifiés de part leur regorupement en un seul et même référentiel centralisé
• l’évolutivité est simple à gérer lors de la montée en charge, un seul système à prendre en compte

On le voit aisément, l’utilisation de tels services rend le gestionnaire de contenus « transparent » pour les utilisateurs qui n’ont plus à se soucier de savoir comment sécuriser leurs documents et dossiers, le système sous-jacent à leurs applications habituelles le fait pour eux.

Autrefois accédé depuis une application de type client-serveur, le référentiel documentaire s’ouvre désormais vers l’ensemble des applications ‘documentaires’ d’Entreprise pour se transformer en fournisseur de service (à ne pas confondre pour autant avec la fourniture de services documentaires tels que proposés dans le cadre d’une architecture SOA).