Je complète (enfin) avec cette note la série intitulée « Concepts » dans laquelle j’ai publié quelques définitions (qui me sont bien personnelles) des termes principaux rencontrés dans le monde de l’ECM et du BPM.

Bien que n’étant pas un expert du Records Management (et si vous l’êtes je vous invite cordialement à venir compléter cette note), voici ce que je peux en dire.

Le Records Management permet d’organiser tous les documents et données que l’Entreprise manipule au quotidien dans le cadre de ses activités métier. Le Records Management s’adresse à l’ensemble des données et archives, qu’elles soient numériques ou physiques.

Une solution de Records Management permet de résoudre les problèmes de conformité aux réglementations légales en vigueur dans les pays dans lesquels toute entreprise exerce, en :

• Réduisant les risques de litige
• Renforçant les procédures liées à la conformité de l’entreprise
• Organisant, stockant, sécurisant les enregistrements vitaux de l’entreprise
• Donnant les moyens d’accéder rapidement et sans ambiguïté aux Records (i.e. Enregistrements) en cas de litige ou d’audit
• Maintenant les records qui doivent l’être et pendant la durée exigée
• Gérant, pilotant les phases relatives au cycle de vie des records (y compris la phase de destruction)

L’archiviste ou gestionnaire des archives est la personne responsable de la création, de l’administration des plans de classement. L’archiviste a pour mission de créer le plan de classement, les règles de classement, le niveau d’audit adéquat, etc.

L’archiviste – Records Manager au sens ‘utilisateur’ dispose de fonctionnalités lui permettant de définir le comportement de l’application de Records Management en conformité avec la réglementation en vigueur et notamment d edéfinir et gérer les plans de classement, les diverses règles de nommage de ces plans de classement, de création des enregistrements, les schémas de conservation, les politiques de conservation, d’export, de destruction, la sécurité, etc. Il dispose généralement d’un ensemble de rapports prédéfinis, de fonctions d’audit lui permettant de mieux mesure l’activité liée aux opérations des archives.

Le Records Management est donc intimement lié à la Gestion des Documents et Contenus de l’Entreprise, ainsi qu’à ses processus opérationnels. Il est en effet vital d’archiver tous les documents portant une valeur cruciale pour l’Entreprise, de les supprimer en temps et en heure selon leur nature, voire à l’inverse de gérer des exceptions (par exemple non-suppression) si le besoin s’en fait sentir (par exemple procédure pénale en cours imposant la conservation des documents concernés).