Le partage de l’information est au cœur de tous les projets auxquels je peux participer actuellement. C’est aussi un des sujets mis en avant dans de nombreux articles, dossiers, et j’en entendais parler hier encore en suivant (de loin) les échanges lors de la conférence Le Web 10 à Paris.

Je participe actuellement à la mise en œuvre d’une base documentaire de partage de contenus, ainsi qu’à plusieurs projets de diffusion d’information (et donc de partage), j’en ai tiré quelques réflexions que j’avais envie de partager.

La rétention de contenus tue la productivité

Lequel d’entre nous n’a jamais pesté parce qu’il ne trouvait pas un document bien particulier, une info critique ou la réponse à une question posée ? Or cette information existe dans l’entreprise, elle est forcément quelque part, elle a déjà été produite. Mais elle n’est pas nécessairement recensée, rangée au bon endroit ou tout simplement partagée. Nos ordinateurs personnels regorgent de documents dont la valeur n’est plus à prouver mais qui dorment sur nos machines.

Partager, mettre en commun, indexer est plus qu’une nécessité, c’est une question de survie.

Les collaborateurs d’une entreprise passent en moyenne  5 à 15 % de leur temps à lire des informations relatives à leur métier, mais jusqu’à 50% à les chercher (cf. ma précédente note sur le sujet).

Inutile de dire que gagner ne serait-ce que la moitié du temps passé à chercher, ce serait déjà énorme.

Partager des contenus n’est pas une réaction naturelle

Produire du contenu, nous le faisons tous. Partager ces mêmes contenus, c’est déjà moins vrai. Du fait de cette culture de la rétention datant du siècle dernier, nous ne sommes pas naturellement enclins à mettre en partage un nouveau document dès lors qu’il est finalisé. On le garde car il n’est pas encore tout à fait fini ou parce qu’il est trop spécifique et ne peut resservir ou encore parce qu’on n’a pas eu le temps de le partager. Au final on partage peu alors que la plupart du temps, les outils sont déjà en place pour le faire.

Trop de partage tue le partage ?

Lorsqu’on parle partage de l’information, il est courant de s’entendre répondre c’est bien mais on ne sait plus où chercher, il y en a partout ! Et la plupart du temps c’est vrai ! Résultat : mieux vaut envoyer un mail à tout son réseau plutôt que de passer quelques heures à chercher LE document. Pendant ce temps là on peut faire autre chose et si quelqu’un fait le boulot à votre place c’est toujours ça de gagné.

Remettons donc tout de suite les choses à leur place : trop partager n’est pas nuisible ! Par contre le partage doit être accompagné d’une méthode, claire, simple, expliquée, de classification de l’information. Inutile de faire complexe, le plus simple est bien souvent le meilleur : adoptez quelques règles communes et enrichissez au besoin. Plus c’est long et fastidieux, moins c’est fait. Mais surtout demandez à tout le monde de partager plutôt que de garder, je l’ai dit avant, ne pas le faire est nuisible.

Les outils de recherche doivent progresser

Partager c’est bien, retrouver c’est mieux. Les outils de recherche proposés par la plupart des éditeurs et déjà mis en œuvre pour beaucoup dans nos entreprises respectives, sont encore perfectibles. Proposer une recherche par mots-clés, en texte intégral, par association de critères, c’est périmé. Ce que les collaborateurs attendent, ce sont des résultats pertinents, pas des requêteurs pertinents.

Les moteurs ont néanmoins fait de gros progrès, et proposent de plus en plus des fonctions de recherches contextuelles qui ne s’appuient plus sur une liste de mots-clés mais sur un contexte métier particulier. Par ailleurs, ces outils doivent être couplés aux outils collaboratifs et sociaux qui permettent de gérer des profils collaborateurs et de vous proposer des informations encore plus pertinentes. Vous êtes vous déjà demandé comment Facebook faisait pour ne vous afficher que des publicités en rapport avec vos affinités dans votre page profil ? Si vous disposiez de la même chose dans votre interface professionnelle quotidienne, ne serait-il pas agréable de vous voir proposer les derniers contenus pertinents pour vous ? Quel intérêt de recevoir en résultat de recherche une liste de documents sur des sujets qui ne vous concernent pas – mais dont les critères d’indexation correspondent – alors que vous cherchez tous les jours des documents sur un sujet qui lui n’apparaît pas – les documents en question ont été mal indexés par exemple.

Une éducation reste à faire

Je fais partie de cette génération qui a vécu avant l’arrivée des médias sociaux, et qui a pris pour habitude de gérer des échanges 1-to-1 en matière d’information : tu as besoin d’un document ? Je l’ai, je te l’envoie. Avec l’arrivée des nouvelles générations, nées avec l’internet et les médias sociaux, pour lesquelles le réflexe naturel est d’envoyer des liens plutôt que des documents, tout change. Pour ma part, j’ai observé, j’ai testé, j’ai adopté.

On ne saura pas faire avancer les choses si chacun ne se remet pas un minimum en question face à ses comportements au quotidien. On ne peut dicter une culture du partage, on peut la favoriser mais l’adoption reste personnelle. Ne forcez pas les gens à le faire, ça ne fonctionne pas. Expliquez-leur pourquoi ils vont être gagnants et ils changeront. On vous demande un document ? Si ce n’est pas déjà fait, mettez-le en partage et envoyez le lien. Ne faites pas le boulot des autres ! A force de procéder de la sorte, chacun prendra l’habitude d’aller consulter l’espace de partage le plus adéquat et finira par trouver que c’est mieux !

En conclusion ?

En cette période où nous voyons passer tous les jours plus d’informations que nous ne sommes capables d’en retenir, où tout doit aller plus vite, tout doit être plus efficace, il est plus que temps de se poser quelques bonnes questions : j’en suis où en tant qu’individu, mon entourage en est où, mon entreprise en est où ? Je ne doute pas que passer quelques heures à réfléchir à ça ne vous soit pas bénéfique. Quant à ceux qui sont déjà convaincus,  je les invite à partager leurs expériences en laissant un commentaire.

PS: vous aurez également compris qu’envoyer un lien vers cet article à tous ceux qui peuvent être intéressés à le lire est un excellent début pour apprendre à partager …

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