S’il y a un sujet en matière de gestion documentaire qui appelle à la confusion, c’est bien la notion d’archives.

Ce terme veut tout dire et rien dire, et selon le contexte, le projet, le besoin, l’interlocuteur, l’entreprise, l’éditeur, le concept n’est jamais le même.

Si j’ai un conseil à donner en la matière, c’est bien de préciser dans tout document de type cahier des charges, expression de besoins, couverture fonctionnelle, etc. ce que vous entendez par « Archives« .

Si je reprends les contextes rencontrés récemment, le mot archives voulait dire :

• la capacité à déplacer off line des documents électroniques auparavant dématérialisés (ou générés par les applications bureautiques) à seule fin de soulager le media de stockage,
• la capacité à gérer les documents papiers une fois qu’ils ont été dématérialisés, en incluant la gestion des espaces de stockage (les boîtes, les cartons, les chemises, etc.)
• la capacité à gérer les Records (au sens Records Management) liés aux documents électroniques
• un subtil mélange de tout ça …

Et comment vous voulez qu’il s’y retrouve l’éditeur (ou le prestataire) si vous ne précisez pas tout ça de façon très claire ?