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Pourquoi implémenter une solution d’ECM/BPM ?

Voilà une question qui m’est fréquemment posée par mes clients et j’imagine que je ne suis pas le seul dans ce cas. Il est toujours difficile (délicat ?) de donner une réponse chiffrée dès lors que l’on s’intéresse au ROI et autres gains potentiels offerts par ces technologies, particulièrement en France où ce type de données est assez peu divulgué. Aussi pour disposer de chiffres, j’ai creusé les différentes publications de l’AIIM et en ai extrait les quelques indicateurs ci-dessous.

A prendre avec du recul car tout cela est très dépendant de l’organisation considérée mais ces données sont globalement pertinentes :

• réduction de 50% des paiements clients en retard grâce à une solution de gestion des factures
• documents accessibles plus rapidement (gain escompté de l’ordre de 2.5x)
• 20% de documents ne sont pas disponibles sans solution d’ECM
• un employé passe en moyenne 51 mn par jour à chercher des documents, 40% des recherches ne permettent pas de trouver 1 document parmi 5 possibles
• 50% des employés passent en moyenne 1,5 heure par jour à classer et traiter leurs emails
• 40% pourraient (peuvent) être amenés à faire remonter des sauvegardes sur bande pour retrouver des emails dans des problématiques de conformité
• 45% des employés classent encore leurs emails dans des dossiers Outlook personnels (PST)
• On ne peut pas tout garder en matière de documents mais … on ne peut pas tout jeter non plus

Voilà quelques exemples, on pourrait en ajouter bien d’autres à la liste que je vous invite d’ailleurs à compléter si vous avez quelques métriques personnelles …