Toujours en direct de Bruxelles dans le cadre de ma semaine d’enablement ECM 2010, j’ai préparé une note aujourd’hui sur l’ECM, l’Imaging et la Gestion des eMails. Pourquoi ces sujets ? Parce que c’est un domaine qui malgré ce que l’on peut penser est toujours en demande, de nombreuses entreprises ont déployé des solutions mais beaucoup reste encore à faire dans ce domaine, et la très forte croissance des documents échangés impose à toute organisation de gérer au mieux sa dématérialisation.

Pour ceux qui veulent en savoir plus sur ce qu’est l’Imaging, je vous renvoie à ma note sur le sujet, pour la gestion des emails c’est par ici et pour vous donner matière à réflexion, je liste ci-dessous les chiffres extraits du dernier rapport de l’AIIM sur le sujet (à télécharger ici après enregistrement gratuit). Morceaux choisis donc …

1. Le volume de documents papier croît toujours de 56% dans la plupart des organisations, malgré quelques signes de décroissance dans 22% des sondés. Le volume d’enregistrements électroniques croît lui de 70% sans aucune décroissance (!)
2. La moitié des organisations scannent directement les documents entrants et les classent dans les dossiers électroniques automatiquement, sans manipulation manuelle
3. Les enregistrements électroniques sont considérés comme non gérés par plus de 50% des organisations
4. 71% des organisations ont mis en place des procédures de gestion du cycle de vie pour les documents papier, seules 57% l’ont fait pour les documents électroniques
5. Pour 25% des organisations interrogées, justifier de la disponibilité des documents dans le cadre d’un audit prendrait plus d’un mois, seules 17% des organisations sont dans ce cas pour les documents électroniques
6. Les organisations interrogées s’appuient massivement sur la DSI pour gérer la recherche des documents électroniques en cas d’audit, alors que c’est le métier qui s’en charge pour les documents papier
7. 13% des organisations utilisent des outils d’investigation (« eDiscovery) et 22% prévoient de le faire. 42% utilisent leurs outils ECM pour l’investigation, 12% les outils de recherche d’entreprise
8. Dans toutes les organisations qui ne disposent pas d’un référentiel ECM, 60% ne seraient pas confiantes s’il leur fallait le prouver, que leurs documents n’ont pas été perdus, égarés, détruits …
9. 38% admettent qu’elles n’ont pas ou peu de règles en matière de gestion du cycle de vie des contenus et 55% n’ont aucune politique ne matière d’enregistrement et de collecte des emails
10. 31% des organisations ont 20 ou plus référentiels qui pourraient être connectés, la gestion des emails est la priorité la plus haute
11. 35% utilisent des développements maisons spécifiques pour connecter leurs référentiels et 28% utilisent des solutions génériques.
12. La moitié des organisations pourraient « probablement » stocker les contenus dans un système délocalisé bien identifié mais 77% affirment ne pas avoir confiance dans les Clouds actuels (comme Google, Amazon ou Microsoft). Pour autant 67% s’intéresseraient à un Cloud corporate (privé) ou gouvernemental.
13. Les 2/3 stockent une grande partie de leurs contenus dans leurs formats natifs (par ex. MS Word ou MS Excel), et 1/3 prévoit de passer au format PDF-A dans les 3 ans qui viennent
14. Plus de 70% n’ont pas de projets pour l’archivage des contenus électroniques à long terme, pas de politique de migration vers des nouveaux supports, de conversion de formats, ou de virtualisation des applications
15. Les dépenses en système de Records Management devraient augmenter fortement dans les 2 prochains mois, les services associés un peu moins.
16. En moyenne les sondés affirment passer plus d’une heure et demie par jour à traiter leurs emails, un sur cinq affirme y passer trois heures ou plus
17. Plus de la moitié offrent des accès par téléphone mobile, Blackberries, PDA. Les 2/3 traitent leurs emails en dehors des heures de bureau et 28% avouent le faire le soir, le week-end, en vacances.
18. « Excès permanent » est ce qui revient le plus souvent en matière d’emails, suvi de « pouvoir trouver et restaurer un email » ou « suivre les actions menées à partir d’un email »
19. L’archivage des emails, l’investigation légale, la recherche et la gestion des volumes de stockage est désormais la priorité numéro 1 devant les problèmes de spam et de sécurité
20. Plus de la moitié des sondés reconnaissent ne pas être confiant pour affirmer que les emails liés à une décision métier ou une obligation légale sont gérés, intègres, complets et retrouvables
21. Seules 10% des entreprises ont mis en œuvre un projet global de gestion des emails, 20% sont en train de le faire, 17% n’ont pas de projet, 29% pensent le faire dans les deux ans qui viennent
22. Près de 45% des organisations n’ont pas de règle de gestion des fichiers d’archives personnels créés par les utilisateurs sur leurs postes de travail
23. Seules 19% des organisations capturent automatiquement les emails importants dans un système de gestion d’emails ou un référentiel ECM. 18% impriment les emails et les classent comme les documents papier
24. 1/3 des organisations n’ont aucune règle en matière d’investigation légale, 40% devraient pour cela rechercher dans les sauvegardes sur bande, et 23% pensent qu’elles ne seraient pas capables de retrouver l’intégralité des messages. Seules 16% ont des règles en place qui justifient de supprimer des emails
25. Globalement, tout le monde pense dépenser plus en matière de gestion des emails dans les années à venir
26. Comparativement aux années précédentes, la réduction des coûts a pris le dessus sur la conformité comme première motivation à investir dans un système de gestion des contenus et des archives
27. Les SMS/blogs et wikis ne sont pas dans le scope pour 75% des sondés, alors que ne pas les inclure dans un projet d’archivage est un manque grave en matière de gestion des risques

Je vous laisse découvrir tous les autres chiffres cités dans le rapport, il y en a des dizaines dans des sujets aussi variés que l’Enterprise 2.0, les réseaux sociaux d’entreprise, la gestion des communautés et autres contenus collaboratifs. En résumé ce document est une vraie source d’information pour qui s’intéresse à la gestion des contenus et pour toute organisation qui mène une réflexion sur le sujet.

Cette note est librement inspirée d’éléments postés sur le blog de l’AIIM que je vous engage à consulter pour en savoir plus.