Une note rapide (et un peu facilement recopiée de Digital Landfill, j’avoue) pour vous communiquer quelques chiffres à retenir en matière de Gestion des Documents. J’ai trouvé l’info intéressante aussi je vous la traduis vite fait en français, les chiffres parlent d’eux-mêmes :

1. Les entreprises dépensent en moyenne $20 en temps de travail pour classer chaque document, $120 pour retrouver un document mal classé ou égaré et $220 pour reproduire un document définitivement perdu.
2. 7.5 % de tous les documents sont perdus ; 3 % des autres sont mal classés.
3. Les collaborateurs d’une entreprise passent en moyenne  5 à 15 % de leur temps à lire des informations relatives à leur métier, mais jusqu’à 50% à les chercher.
4. Un document est photocopié en moyenne 19 fois (moi aussi j’ai du mal à le croire et pourtant …).
5. Il y a environ 4 trillions (milliards de milliards) de documents existants aux Etats-Unis et le taux de croissance est de 22% par an (PricewaterhouseCoopers).
6. Les collaborateurs d’une entreprise reçoivent en moyenne 18 Mb d’e-mail par jour (chiffres 2007) ; ce chiffre devrait passer à 28 Mb en 2011.
7. Les utilisateurs envoient et reçoivent en moyenne 133 emails par jour (Radicati Group).
8. Un télécopieur (fax) coûte en moyenne $6,200 par an (Captaris); le temps moyen nécessaire à envoyer un fax manuellement est de 8 minutes.
9. Le coût moyen pour envoyer un dossier par courrier postal est de $8 à $15.
10. Le coût des espaces de bureau a augmenté de 19% (Office Space Across the World 2008).

Autant de chiffres à rapprocher de ceux déjà cités dans une note précédente et qu’il convient d’adapter à son activité. Mais une chose est certaine, il y a fort à gagner à optimiser la gestion des documents et les échanges (et d’ailleurs je peux vous aider !!)

Source and Thanks to John Mancini : http://www.aiim.typepad.com

Illustration (C) Damon Duncan