Voici la suite de l’article publié récemment sur le sujet de l’essor de l’information numérique et dont vous trouverez la première partie ici.

Dans cette première partie, je m’intéressais à l’évolution de la GED et des systèmes de gestion de documents vers ce qui est devenu l’ECM, d’hier à aujourd’hui. Dans cette deuxième partie j’aborde l’évolution de l’ECM d’aujourd’hui à demain.

L’ECM est une réalité pour la plupart des entreprises qui positionnent  désormais la gestion des contenus comme une de leurs problématiques majeures. Pour autant, qu’attendre de l’avenir ? Quels sont les besoins émergents ?

Premier constat : nous faisons tous face à une véritable explosion des volumes concernés et donc stockés. Je cite dans la présentation quelques chiffres révélateurs* :

• chaque jour 15 Petabytes d’informations nouvelles sont créés
• 80% des nouveaux contenus sont non-structurés, la plupart sont des emails
• une entreprise type de 1000 collaborateurs dépense 5.3 M$ par an en moyenne pour trouver les informations stockées sur ses serveurs
• 42% des managers avouent utiliser de mauvaises informations au moins une fois par semaine

*Information Week, “State Of Enterprise Storage Changing Priorities, Changing Practices”, Jan 2009. Delahunty, Steve – IDC: Expanding Digital Universe, 2007

Deuxième constat : toute entreprise aujourd’hui doit gérer le chaos résultant de cette quantité croissante de données stockées, les besoins en archivage relevés précédemment évoluant en des besoins de gestion des archives (on passe de l’archivage technique à la gestion des archives).

Il convient donc désormais d’être capable de gérer la pertinence des contenus stockés. Il ne suffit plus de dire « je stocke tout pour être tranquille » mais « je ne stocke que l’information critique, à forte valeur ajoutée, à haut risque pour mon entreprise, à des fins de conformité« .

Les outils doivent s’adapter, ne plus se contenter d’offrir des capacités de collecte et de stockage passives mais apporter une réelle intelligence, que ce soit au niveau de la collecte automatisée (on ne collecte plus tout systématiquement) et de l’archivage (on ne garde plus tout systématiquement). On passe de l’injection en masse dans un référentiel à la collecte intelligente et automatisée des contenus.

Il va donc devenir crucial désormais de prendre en compte ces éléments qui doivent faire partie de tout projet de gestion des informations d’entreprise, quand bien même la volumétrie ne serait pas une problématique initiale. Fort heureusement les éditeurs disposent déjà de solutions pour répondre à ces nouveaux besoins.

Autre problématique qui nous préoccupe tous et de plus en plus au quotidien, l’environnement et les problématiques associées. Il peut paraître curieux au premier abord de parler « green » dans un article sur la gestion des contenus mais pourtant c’est bien un sujet qui commence à soulever pas mal de réflexions chez de nombreux industriels (et d’ailleurs les intervenants précédents lors de la conférence IDC l’ont citée plusieurs fois).

Vers le Green ECM

On parle effectivement de Green ECM dès lors que l’on s’intéresse aux conséquences induites par l’absence de gestion suffisante des contenus et informations.

Comme je le mentionne dans la présentation, « ce n’est pas qu’une question d’arbres …« , on a en effet souvent tendance à rappeler que dématérialiser va permettre de sauver quelques arbres, ce qui donne bonne conscience déjà à ceux qui le font et permet effectivement de sauver les arbres en question ! Au-delà de ça, il y a bien d’autres considérations parmi lesquelles :

• la multiplication des espaces de travail collaboratifs permet de diminuer le nombre de réunions physiques et les déplacements associés
• la diminution du nombre d’archives physiques permet de diminuer la surface de locaux nécessaires à cet archivage et la facture énergétique associée
• la diminution du nombre d’expéditions diminue les besoins en impression (les arbres !) mais aussi et surtout en transport et expéditions
• la flexibilité donnée aux collaborateurs qui peuvent accéder à toute information nécessaire à distance leur permet de diminuer le nombre de déplacements (en période de grève ou de mauvais temps, on imagine tous les conséquences bénéfiques pour l’environnement de pouvoir travailler à distance)
• réduire le nombre de locaux nécessaires pour accomplir la même quantité de travail avec une meilleure qualité permet de diminuer les coûts environnementaux associés à l’immobilier

Chacun y verra se qui correspond le mieux à son activité au quotidien mais force est de constater que cette tendance n’est pas éphémère et qu’elle va s’affirmer dans les années à venir pour prendre une importance capitale. Là-aussi, il conviendra de faire dès aujourd’hui des choix structurants pour l’avenir, ou tout au moins des choix qui n’imposent pas de contrainte environnementale forte difficile à lever par la suite.

En conclusion, voici résumés quelques sujets de réflexion pour celles et ceux d’entre vous qui ont à mettre en œuvre une politique de gestion de l’information dans leur entreprise. Les différents points évoqués dans ces deux articles sont le résultat d’une observation des comportements et besoins évoqués par les industriels rencontrés ces dernières années et qui sont tous d’accord dans leur ensemble sur ce constat. Je vous laisse tirer vos propres conclusions et vous invite à laisser un commentaire auquel je me ferai un plaisir de répondre. Si vous souhaitez découvrir la présentation dans son intégralité, elle est disponible ci-dessous au format Présentation visuelle :

et l’enregistrement vidéo est lui en ligne sur le site d’IDC.