Nouvelle note dans la série « Concepts« , la gestion automatique des emails.

Si vous avez lu ma récente note sur l’intérêt de gérer et archiver ses emails, vous n’avez plus de doutes et vous êtes déjà en train de mettre au point une stratégie. Essayons d’y voir clair.

Contrairement à ce que j’écrivais dans la note présentant la différence entre archivage et gestion des emails, je ne vais pas m’intéresser ici à ces sujets mais plutôt à la capture automatique des emails.

L’idée qui se cache derrière cela est de permettre la gestion automatisée des emails sans même que nos utilisateurs n’aient à se préoccuper de le faire manuellement. Pour cela il faut capturer les messages dès leur entrée dans les boîtes aux lettres, avant même que le destinataire n’ait ouvert le message. L’outil dédié à cette capture va donc s’interfacer avec le serveur de messagerie, interroger les boîtes aux lettres selon le paramétrage qui a été fait et appliquer des règles pré-établies afin de décider de lui-même si chacun des messages reçus doit être sauvegardé dans le référentiel de contenus ou non (ici référentiel GED ou ECM).

Ces règles sont paramétrées à l’aide d’un outil d’administration, en langage quasi-naturel. Il suffit de déclarer quels sont les critères de prise en compte, comme par exemple :

• le sujet du mail comporte un certain terme
• le sujet du mail comporte un code à 6 chiffres et 2 caractères alphanumériques
• le destinataire est une boîte générique de type ‘info@mondomaine.com’
• le corps du mail contient une suite de termes précis comme ‘demande de renseignement’
• le corps du mail contient un code identifiant un contrat et dont la syntaxe est mm.yyyy.client.service
• ou un subtil assemblage de tous ces critères.

Une fois ces règles déclarées, il suffira d’attendre l’arrivée d’un nouveau message sur le serveur de messagerie pour que le moteur de capture des emails parcoure le message et vérifie la concordance ou non des règles.

Deux cas de figure ensuite :

1. le message ne satisfait pas aux règles définies, il n’est pas pris en compte et il reste en l’état sur le serveur
2. le message satisfait aux règles et selon ces dernières une copie de ce message est archivée automatiquement avec application d’un modèle d’indexation (remplissage automatique de sa fiche de propriétés, choix d’une classe de document, lancement automatique d’un circuit de routage, etc. Le message initial reste pour autant sur le serveur afin d’être lu par le destinataire de façon traditionnelle.

Dans le second cas, le destinataire initial ne verra même pas que ce message a été traité préalablement (selon paramétrage) et le retrouvera dans sa boîte de la façon la plus classique possible.

A noter quand même que ce processus automatique peut être complété d’une possibilité de capture manuelle du message depuis l’outil de messagerie (généralement MS Outlook, Lotus Notes) dans le cas où l’utilisateur décide de lui-même d’archiver l’email.

Voilà donc un bon moyen de se mettre à l’abri et de correspondre aux obligations de conformité légales (i.e. Compliance) sachant que la volumétrie d’emails entrants dans les entreprises est en croissance exponentielle (je ne vous apprends rien) et qu’il est désormais impossible pour quiconque de les trier manuellement et de garantir, surtout, qu’aucun n’est négligé.