Je me suis vu exprimé aujourd’hui une problématique simple mais néanmoins très fréquente et pertinente. Comment et avec quels outils alimenter un site web, Internet comme Intranet, avec des contenus d’Entreprise stockés par ailleurs dans un référentiel documentaire, et assurer en parallèle la gestion des sites qui vont publier le contenu de ces documents ? Faut-il utiliser un outil type WCM ou pas ?

Ma réponse est elle aussi simple. Je considère que les purs outils de WCM ont vécu. En effet, ce que l’on rencontre aujourd’hui et de plus en plus en Entreprise, c’est plutôt la combinaison d’un outil de portail (Oracle Portal, BEA Portal, Websphere Portal, etc.) et d’un gestionnaire de référentiel (GED ou ECM).

Pourquoi cette combinaison ?
Parce que les outils de WCM possèdent des capacités limitées en matière de gestion de contenu. D’autre part, ils n’offrent pas tous l’ensemble des fonctionalités aujourd’hui nécessaires et indispensables pour construire et faire vivre un site web, par exemple un gestionnaire de workflow de validation des contenus élaboré, ou encore les capacités de syndication (fils RSS par exemple) ou d’intégration aux applications du Système d’Information (ERP, CRM, bases métiers principalement).

Quel avantage pour la combinaison portail / outil d’ECM ?
Tout d’abord le fait qu’un outil de portail est conçu pour gérer un portail, c’est trivial mais cela signifie qu’il sait délivrer l’ensemble des fonctionalités requises à la différences des outils type WCM. Ensuite, le gestionnaire ECM lui sait gérer des contenus de natures diverses et variées, avec des volumétries qui peuvent être très importantes (jusqu’à plusieurs milliards de documents pour les systèmes FileNet par exemple), avec mise en oeuvre généralement d’un moteur de workflow assurant toutes les capacités d’intégration requises. L’Entrerprise va ainsi disposer de beaucoup plus de liberté quant à l’implémentation de ses applications, pourra mettre en oeuvre une architecture de type SOA (Service Oriented Architecture) capable de rendre bien d’autres services que la seule publication web. Un choix à privilégier donc pour assurer la pérennité de ses applicatifs et sites.

Comment collaborent ECM et portail ?
Il faut bien distinguer les rôles respectifs de chacun de ces deux outils. L’ECM va permettre l’acquisition du contenu (via intégration aux applications bureautiques, via une chaîne d’acquisition et de dématérialisation), la caractérisation et l’indexation, le stockage et l’archivage de ce même contenu. le module associé de Web Publishing (ou rendition au format html des contenus) va lui mettre à disposition du portail les contenus sélectionnés pour publication, en fournissant généralement une arborescence de pages html et d’éléments de structuration (images, menus, tables des matières, templates) des pages du futur site.

Le portail va assurer la gestion du ou des sites en utilisant le résultat de la rendition faite par l’ECM. Par contre la structure du site, les modèles (templates) de pages, les dates de péremption de l’information, les menus généraux, les feuilles de style, etc. seront du fait du portail et non de l’ECM.

Ainsi l’Entreprise va disposer d’un ensemble complet de publication/présentation, avec une palette d’outils très complète, et offrant les meilleures garanties de pérennité pour les années à venir. En effet, il semble que l’avenir ne soit plus aux purs outils WCM et d’ailleurs l’offre du marché s’amenuise tous les ans un peu plus. Toute décision en la matière mérite donc d’être réfléchie, d’autant plus qu’un projet de refonte de site s’inscrit généralement dans un schéma directeur qui peut comprendre d’autres projets comprenant eux-aussi des problématiques d’ECM/BPM. Il me paraît donc sage d’inclure tout projet de refonte de site web dans un projet plus global d’organisation et de classification de l’information d’Entreprise, dont une des finalités sera de publier tout ou partie du fond documentaire, et de ne pas se contenter de chercher à mettre en place un outil autonome sans intégration possible ou simple avec une plateforme ECM d’Entreprise.