J’ai récemment été amené à faire une présentation intitulée « Du collaboratif aux Contenus d’Entreprise » lors du récent Tech’Lotus 2008 et comme cela a été l’occasion pour moi de réfléchir un peu au sujet afin de formaliser quelque chose de cohérent, je vous livre ici quelques notes qui résultent de la présentation et du débat qui a suivi. Pourquoi envisager de mettre en perspective la notion de Collaboratif et l’ECM ? C’est ce que je m’efforcerai de démontrer dans la suite de cette note et dans les suivantes, afin de développer un peu ma théorie.

Nos modes de collaboration évoluent

La notion d’Entreprise même évolue, les GIE (Global Integrated Enterprise) ont fait leur apparition, des modes de communication nouveaux et variés apparaissent, mélant allègrement pratiques, tendances, outils, cultures et collaborateurs.

Tout un chacun en entreprise devient (« est devenu ») auteur de contenus : documents électroniques, emails, papiers, notes, messageries instantanées, blogs, wiki, j’en passe … Certains de ces contenus ont peu d’importance voire pas du tout, mais d’autres ont une importance capitale pour la (sur)vie de l’Entreprise et imposent d’être archivés. Même s’il s’agit d’une conversation par chat entre deux collaborateurs.

L’Entreprise évolue

L’Entreprise version 2008 n’est plus nécessairement mono-activité, mono-site, mono-culture, mais pluri-« tout ça ». Matrice organisationnelle complexe, elle dispose de sites distincts, dans un même pays, dans des pays différents, des continents différents. Elle est le fruit des multiples fusions et acquisitions annoncées au quotidien.

L’information est répartie en différents silos, souvent disparates, propres aux outils logiciels et aux besoins métiers sous-jacents (ERP, CRM, applications métiers, bases de données). Ces référentiels sont souvent fermés (de par leur usage) et peu communicants (de par leur mode d’implémentation), restreignant d’autant la portée des informations et contenus conservés.

Les réseaux sociaux font leur apparition en Entreprise, consécutivement aux succès qu’ils rencontrent chez les utilisateurs grand public (à pondérer mais c’est une réalité quand même). Le Web 2.0, simple concept s’il en est, a généré depuis ces deux dernières années environ des demandes de plus en plus nombreuses de la part des utilisateurs métiers, désireux de retrouver dans leurs outils de travail, au quotidien, les facilités et mécanismes dont ils disposent une fois rentrés à la maison (chat, forums, blogs, wikis, fonctionnalités ajax, etc.).

Les besoins évoluent

Les fonctionnalités demandées aujourd’hui par tous les utilisateurs de logiciels de gestion de l’information vont bien au-delà du simple partage de ces contenus et de la collaboration en équipes locales. Il faut pouvoir partager bien sûr, mais aussi construire en commun, faire circuler, valider, publier, archiver, enregistrer, en interne comme en externe, en échangeant avec des applicatifs métiers, des bases de données, en manipulant l’information et les contenus pour créer d’autres contenus. Tout cela en temps réel ou en asynchrone, de façon transverse aux structures traditionnelles, en équipes virtuelles interagissant avec des équipes bien réelles elles. Nous sommes dans un milieu en constante évolution et la technologie créant le besoin (la plupart du temps) nous ne sommes pas prêts de voir la fin de cette évolution.

Les risques métiers augmentent

La valeur portée par certains des documents et contenus gérés par l’Entreprise est telle que celle-ci se doit de mettre en place des règles strictes de gestion et de conservation afin de garantir son intégrité et de respecter les obligations légales auxquelles elle est soumise. Traçabilité et auditabilité sont les maîtres mots, l’archivage à valeur probante devient une problématique de premier plan (même si cela est bien plus développé dans les entreprises anglo-saxonnes que ça ne l’est encore en Europe). Le « Records Management » fait son entrée sur le devant de la scène, les Dirigeants sont directement concernés et abondent en ce sens.

Les données non-structurées deviennent la principale source d’information des grandes entreprises

Le schéma ci-dessous est explicite. Le pourcentage d’informations gérées dans les bases de données traditionnelles continue de croître mais dans des proportions faibles. Les volumes de données non-structurées ont un taux de croissance exponentiel.

Les contenus non structurés se diversifient mais les actions, règles et processus de gestion associés sont sensiblement les mêmes. Ils sont représentés ci-dessous.

Face à ce constat, je présenterai dans une prochaîne note les nouvelles pratiques liées aux nouveaux modes d’accès à l’information ainsi que ma vision de la continuité du processus de gestion des contenus tout au long de la chaîne de « consommation » par les différents acteurs. A suivre donc …